La digitalizzazione dei processi, la dematerializzazione e la conservazione digitale a norma , con specifico riferimento alla fatturazione elettronica, sono tra i temi più caldi di questo periodo anche in virtù dei frequenti aggiornamenti a livello legislativo.
Ma quanto sei preparato sulla fatturazione elettronica? Conosci le differenze tra firma elettronica e firma digitale? Sai perché è importante monitorare la casella di posta elettronica certificata?
Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza insieme!
Fatturazione elettronica
La legge definisce “elettronica” la fattura “che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico” (formato xml, o qualsiasi altro formato elettronico che risulti inalterabile) e che, dal momento della sua emissione fino al termine fissato per la sua conservazione, garantisca il rispetto dei seguenti requisiti:
• autenticità dell’origine: l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi;
• integrità del contenuto: la fattura può essere convertita in altri formati rispetto a quello originario (ad esempio da MS Word in XML), purché il contenuto (e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972) rimanga inalterato;
• la leggibilità del documento: le Note esplicative della direttiva 2010/45/UE stabiliscono che tale requisito è soddisfatto se il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile su schermo o tramite stampa, e se è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.
Firma elettronica e firma digitale
Firma elettronica e firma digitale non sono sinonimi interscambiabili.
Firma elettronica
La firma elettronica è, per definizione, “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica”. Si va dal PIN delle carte magnetiche (come il Bancomat) alle credenziali di accesso web (come “nome utente” e “password”).
Sul piano legale, il valore probatorio di un documento dotato di semplice firma elettronica è valutabile dal giudice, caso per caso, tenuto conto delle caratteristiche di qualità, sicurezza e immodificabilità.
Firma digitale
La firma digitale, invece, è definita come “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici”.
La firma digitale è l’equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta. Il suo scopo è permettere lo scambio di documenti in rete con piena validità legale, garantendo l’integrità, l’autenticità e la non ripudiabilità del documento elettronico sulla quale è apposta.
È consigliabile utilizzare la firma digitale quando si ha necessità di una sottoscrizione equivalente a quella autografa (autenticazione libri contabili, compravendita di un immobile, ecc.) e ricorrere invece alla firma elettronica in tutti quei casi in cui non è necessario realizzare un vero e proprio processo di firma, ma una semplice autenticazione con minori requisiti di sicurezza e, di conseguenza, con minore efficacia probatoria.
La PEC
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è un sistema di posta elettronica avente lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno (A/R).
Il termine “Certificata” si riferisce al fatto che il gestore del servizio PEC rilascia al mittente dell’e-mail una ricevuta di consegna che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali allegati.
Nello specifico, tale ricevuta attesta:
• la data e l’orario di invio del messaggio;
• l’integrità del contenuto (il messaggio e gli allegati non possono essere in alcun modo alterati);
• l’avvenuta ricezione del messaggio da parte del destinatario, anche se l’e-mail non viene letta.
È quindi importantissimo tenere costantemente monitorata la casella PEC perché tutti i termini per eventuali risposte, repliche, ricorsi, impugnazioni e contestazioni decorrono dalla data in cui la PEC è pervenuta all’indirizzo del destinatario e non dal momento in cui quest’ultimo ha aperto la posta certificata.
Archiviazione elettronica e conservazione digitale
L’archiviazione elettronica è quella fase atta alla memorizzazione, su un qualsiasi supporto informatico (come un DVD), di un documento avente contenuto informativo. L’archiviazione elettronica non prevede particolari modalità operative: i soggetti interessati possono utilizzare un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione, per l’acquisizione del documento, la sua classificazione e l’attribuzione di un codice di identificazione univoco, in modo da consentirne un accesso facile e razionale.
La conservazione digitale è invece un processo articolato e impegnativo che permette di sostituire i documenti cartacei con gli stessi documenti in formato digitale, la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è garantita dalla presenza di due elementi: la firma digitale e la marca temporale.
Invio dati fattura e invio fattura
L’invio dati fattura (o più semplicemente “Spesometro”) attesta l’obbligo di comunicare – all’Agenzia delle Entrate – i dati delle fatture emesse e ricevute in formato XML.
Le fatture elettroniche, invece, sono i singoli documenti in formato digitale; l’invio delle fatture in formato XML è obbligatorio verso la PA ma opzionale (almeno fino al 2018) per le aziende B2B. Tuttavia chi oggi ha aderito all’opzione della fatturazione elettronica tra privati, è esonerato dallo Spesometro 2017.
Documento unico: che cos’è e come si conserva
Un documento si definisce “unico” quando le annotazioni contenute al suo interno non trovano corrispondenza in altri documenti in possesso di terzi. Ciò significa che non ne esistono altre copie e che il contenuto di tale documento non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta, anche in possesso di terzi. È fondamentale capire quando un documento è unico perché in un eventuale processo di conservazione digitale potrebbe essere necessario coinvolgere un pubblico ufficiale come un notaio.