Dematerializzazione e Conservazione Sostitutiva

CICLO ATTIVO

ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale. Usando ARXivar spool recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.

CICLO PASSIVO

Documenti di ciclo passivo possono essere acquisiti attraverso strumenti di FORM RECOGNITION che ne interpretano il contenuto mediante algoritmi OCR, oppure con l’apposizione di un’etichetta barcode all’atto della registrazione contabile mediante un connettore al sistema gestionale/ERP. Questo è uno dei tanti modi, forse il più utilizzato, di gestire il ciclo passivo. Per esempio tale etichetta può anche essere applicata in accettazione al fine di far circolare in azienda solo il documento elettronico in un processo di approvazione fatture…..

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le “Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445”.

Il modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (wizard) che prevede la creazione del file di chiusura XML, la firma digitale e la marcatura temporale. La procedura è completa di funzioni per l’esibizione dei dati in forma autoconsistente.

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