• Arxivar - Gestione Documentale
    Raccogli ed Organizza le informazioni di business

Digitalizzare un documento moltiplica il valore dell'informazione

Gestione Documentale

Centralizzare l'informazione significa evitare spiacevoli errori relativi a duplicazioni delle informazioni e facilitare le ricerche organiche dell'informazione stessa. Arxivar puo' archiviare qualsiasi tipo di documento, renderlo disponibile, rispettando le policy di sicurezza, sia da desktop che da mobile.  

Con Arxivar si puo':

  • Rendere centralizzate tutte le Informazioni
  • Avere a disposizione, per la ricerca, un motore potente e facile da usare
  • Proteggere le informazioni in base a ruoli e livelli di privacy
  • Gestire processi organizzativi basati su autorizzazione documentale
  • Integrare e sincronizzare l'applicazione con i software piu' diversi (CMS, ERP, CRM...)

Il documento è gestito da ARXivar in tutte le sue fasi: dall'archiviazione ( o creazione ) fino alla Conservazione sostitutiva.

Arxivar: Funzionalità principali

  1. Archiviare in modo logico per lavorare con facilità

    I Documenti archiviati su Arxivar possono essere di formati differenti e tipologie ‘logiche’ diverse. Ma soprattutto sono sempre inerenti a Tematiche diverse. Non è sufficiente ‘profilare’ un documento sulla base delle sue caratteristiche tecniche, perchè spesso, la ricerca è volta non ad un solo documento ma ad una serie di documenti, tutti relativi ad una singola ‘pratica’.  

    Arxivar permette di archiviare un documento, relazionandolo ad una tematica ben precisa, o in modo automatico o manuale. l’Utilizzo di ‘Tag’ rafforza inoltre questa possibilità. 

  2. Archiviazione di Documenti Eterogenei

    Archiviare documenti eterogenei non è un problema per Arxivar. Che siano file PDF o video o documenti di Office, Arxivar li archivierà e renderà disponibili immediatamente. E non solo provenienti dal proprio pc o smartphone ma anche da software diversi, come CRM o ERP. 

  3. Strumenti di Ricerca Potenti

    Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi del documento, su allegati ed annotazioni, sui dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno dei volumi posti in conservazione elettronica.  La ricerca è disponibile anche in modalità FULL-TEXT.

  4. Uso di OCR per la Ricerca dei documenti

    Arxivar non mette esclusivamente a disposizione un metodo di ricerca per chiavi. Mediante un potente motore OCR ‘legge’ effettivamente i contenuti del documento e lo espone qualora le chiavi di ricerca siano contenute in esso. Un Bell’aiuto…

  5. Distribuzione dei Documenti

    I Documenti archiviati possono essere condivisi mediante invio email, fax, oppure mediante link http o https. Ovviamente qualsiasi operazione di condivisione è tracciata dal sistema e sottoposta alle policy di privacy Aziendali. Sono presenti inoltre integrazioni con:

    • MS Exchange
    • Lotus Domino
    • MS Outlook
    • Lotus Notes
    • I Fax server piu’ diffusi

     

  6. Sicurezza e Riservatezza dei Dati

    La Sicurezza dei dati immessi è fondamentale. Arxivar applica le procedure di privacy relative allo Standard ISO/IEC 27001

    Sostanzialmente ogni documento inserito sul sistema non è piu’ modificabile ma è necessario generare sempre una ‘nuova revisione’. Tutte le altre attività possibili sul documento sono tracciate dal sistema, consentendo cosi’ di consultare la ‘Scheda Variazioni’. 

    Non tutte le operazioni sono permesse a tutti. Sono configurabili processi specifici di accesso legati alle ‘Classi Documentali’ che ad un singolo documento. 

     

Firma Grafometrica

La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili, dotati di penna.

Alcuni Vantaggi

  • Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
  • Eliminazione documenti cartacei
  • Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche

Come funziona
Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.

ANCHE OFF LINE! E’ possibile collegarsi ad ARXivar, scaricare sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli ad ARXivar una volta on-line

Firma Digitale