Arxivar - Gestione DocumentaleRaccogli ed organizza le informazioni
Digitalizzare un'informazione significa moltiplicarne il valore
Attivare la Gestione Documentale significa centralizzare l'informazione significa evitare spiacevoli errori relativi a duplicazioni delle informazioni e facilitare le ricerche organiche dell'informazione stessa.
Arxivar puo' archiviare qualsiasi tipo di documento, renderlo disponibile, rispettando le policy di sicurezza, sia da desktop che da mobile.
Con Arxivar si puo':
- Rendere centralizzate tutte le Informazioni
- Avere a disposizione, per la ricerca, un motore potente e facile da usare
- Proteggere le informazioni in base a ruoli e livelli di privacy
- Gestire processi organizzativi basati su autorizzazione documentale
- Integrare e sincronizzare l'applicazione con i software piu' diversi (CMS, ERP, CRM...)
Il documento è gestito da ARXivar in tutte le sue fasi: dall'archiviazione ( o creazione ) fino alla Conservazione sostitutiva.
Funzionalità principali
Archiviare in modo logico per lavorare con facilità
I Documenti archiviati su Arxivar possono essere di formati differenti e tipologie ‘logiche’ diverse. Arxivar permette di archiviare un documento, relazionandolo ad una tematica ben precisa, o in modo automatico o manuale. l’Utilizzo di ‘Tag’ rafforza inoltre questa possibilità.
Archiviazione Documenti etereogenei
Archiviare documenti eterogenei non è un problema per Arxivar. Che siano file PDF o video o documenti di Office, Arxivar li archivierà e renderà disponibili immediatamente. E non solo provenienti dal proprio pc o smartphone ma anche da software diversi, come CRM o ERP.
Strumenti di ricerca potenti
Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi del documento, su allegati ed annotazioni, sui dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno dei volumi posti in conservazione elettronica. La ricerca è disponibile anche in modalità FULL-TEXT.
Uso di OCR per la ricerca di documenti
Arxivar non mette esclusivamente a disposizione un metodo di ricerca per chiavi. Mediante un potente motore OCR ‘legge’ effettivamente i contenuti del documento e lo espone qualora le chiavi di ricerca siano contenute in esso. Un Bell’aiuto…
Distribuzione dei Documenti
I Documenti archiviati possono essere condivisi mediante invio email, fax, oppure mediante link http o https. Ovviamente qualsiasi operazione di condivisione è tracciata dal sistema e sottoposta alle policy di privacy Aziendali. Sono presenti inoltre integrazioni con:
- MS Exchange
- Lotus Domino
- MS Outlook
- Lotus Notes
- I Fax server piu’ diffusi
Sicurezza e Riservatezza dei dati
La Sicurezza dei dati immessi è fondamentale. Arxivar applica le procedure di privacy relative allo Standard ISO/IEC 27001. Sostanzialmente ogni documento inserito sul sistema non è piu’ modificabile ma è necessario generare sempre una ‘nuova revisione’. Tutte le altre attività possibili sul documento sono tracciate dal sistema, consentendo cosi’ di consultare la ‘Scheda Variazioni’. Non tutte le operazioni sono permesse a tutti. Sono configurabili processi specifici di accesso legati alle ‘Classi Documentali’ che ad un singolo documento.
Firma Grafometrica
La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili, dotati di penna.
Alcuni Vantaggi
- Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
- Eliminazione documenti cartacei
- Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche
Come funziona
Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.
ANCHE OFF LINE! E’ possibile collegarsi ad ARXivar, scaricare sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli ad ARXivar una volta on-line
Firma digitale da remoto
La firma digitale da remoto permette di firmare con firma digitale qualificata senza l'uso di smart card o chiavette.
- Alti livelli di sicurezza
- Rapidi tempi di attivazione del servizio
- L’utilizzatore è libero da qualsiasi vincolo legato all’installazione di hardware
- Tutte le PA ad oggi devono accettare file muniti di firma digitale
- Risparmio di tempo: apposizione massiva della firma su più documenti contemporaneamente
Come funziona
Per la firma digitale dei documenti tramite firma remota è sufficiente sottoscrivere un certificato di firma remota e attraverso ARXivar da qualunque device WEB, mobile o desktop sarà possibile selezionare il documento elettronico e firmarlo digitalmente.
La firma avviene mediante accesso al server remoto (HSM) con richiesta di password dell’utente registrato o anche in modalità OTP (One Time Password).
Scopri come gestire i processi aziendali con Arxivar
Con il Workflow Designer di Arxivar, gestisci i tuoi processi aziendali basati su documenti e autorizzazioni
Conservazione a Norma
La conservazione sostitutiva è essenziale per una completa dematerializzazione dei processi aziendali